Effektive Zusammenarbeit mit Architekten und Behörden
Du weisst, dass die Zusammenarbeit mit Architekten oder Behörden nicht immer erfolgreich ist. Es gibt durchaus geeignete Kommunikationsstyle und Wege, damit dein Immobilienprojekt ein Erfolg wird. Nach diesem Beitrag kennst du die wichtigsten Tipps und Tricks für diese Zusammenarbeit.
Herausforderungen für Bauherren
Bei einem Immobilienprojekt sind Menschen in einem Team, die für einen begrenzten Zeitraum zusammenarbeiten müssen. Und jeder hat seine Fähigkeiten, technische wie auch soziale, welche für die Zusammenarbeit erforderlich sind. Die Komplexität der Prozesse, vom Planen, zu den Vergaben, bis zum Bauen wird immer höher durch die ganzen Anforderungen, die eingehalten werden müssen. Das führt immer mehr zu gewissen Themen, wo sich die Fachleute noch nicht auskennen. Zu bestimmten Interessenabwägungen, wo jemand entscheiden muss und da ist die zentrale Stelle letztendlich der Bauherr oder eben der Bauherrenvertreter.
Ein weiterer Punkt ist die Koordination aller Beteiligten. Es ist wichtig, ein homogenes Team vom Architekten, Fachplanern, General- oder Totalunternehmern zu haben, die ein Immobilienprojekt starten. Diese bekommen den klaren Auftrag vom Bauherrn. Als Team wissen sie, was zuerst zu planen ist, damit die Realisierung und eben auch die Handwerker vor Ort die gleichen Informationen zielgerichtet bekommen, wie Pläne, Beschriebe, Kontakte usw. Und letztendlich bist du als oberste Instanz, als Bauherr verantwortlich. Die Komplexität, die Anforderungen an dein Wissen, die Kommunikation, der ganze Termin- und Kostendruck, all das kommt auf den Bauherren zu.
Zusammenarbeit mit einem Bauherrenvertreter
Die Rolle eines Bauherrnvertreters ist in die Dimensionen Koordination, Kommunikation und Dokumentation zu unterteilen. Und das ist auch das Erfolgsrezept. Wenn dein Bauherrenvertreter den Auftrag von dir als Bauherrn richtig abholt, das kontinuierlich, gewissenhaft und permanent im gesamten Prozess immer wieder wiederholt, kann das auch auf das gesamte Projektteam übertragen werden und das Projekt wird erfolgreich sein. Die Zusammenarbeit und Koordination des gesamten Teams ist entscheidend, so wie auch die Kommunikation, wie man die ganzen Informationen weitergibt und letztendlich ebenso die ganze Dokumentationskontrolle, dass von Anfang bis Ende alles kongruent bzw. deckungsgleich ist.
Zusammenarbeit mit Behörden
Ein wichtiger Meilenstein bei einem Immobilienprojekt ist der Bauantrag. Die Baueingaben müssen sorgfältig vorbereitet werden, damit sie mit den Genehmigungsbehörden besprochen werden können. Mittlere bis grosse Projekte können nicht einfach im stillen Kämmerlein in einem Planungsteam erarbeitet und dann bei den Behörden eingereicht werden. Nicht nur der Gutachter, die Gemeinde oder der Bezirk sind für ein solches Baugesuch zuständig, natürlich mit Ausnahme von Kleinprojekten, sondern alle kantonalen Ämter, die zu beteiligen sind, z.B. die Umweltverbände, Denkmalpflege oder bei gewissen Themen auch der Bund. Diese Personen / Ämter müssen im Prozess abgeholt werden, bevor man die Unterlagen einreicht. Ich glaube, mit den richtigen Stellen im Prozess in Kontakt zu treten, ist ein Erfolgsrezept für eine effektive Zusammenarbeit und letztlich für dein Immobilienprojekt.
Best Practices für eine effiziente Zusammenarbeit
Letztendlich läuft alles über Zeitpläne. Es braucht ein realistisches Terminprogramm, welches kontinuierlich abgestimmt wird. Die Planung muss geplant werden, da sprechen wir von Planung der Planung. Auch die Submissionsplanung muss klar geregelt sein, wann kommt welcher Plan und wann wird welche Submission verschickt etc. Weiter braucht es die Ausführungsplanung und das Baurealisierungsterminprogramm. Es geht nichts über eine klare Terminplanung, so steuern wir unsere Projekte wirklich gut.
Mit detaillierten Checklisten zu arbeiten lohnt sich ebenfalls, um nichts zu übersehen. Häufig werden z.B. die Messkonzepte vergessen oder Formulare von den Anträgen auf Einspeisevergütung, was auch immer, das gehört auf eine Checkliste. Die transparente Kommunikation ist für eine effiziente Zusammenarbeit essentiell. Das kann man heutzutage durch moderne Technologien, wie Teams sehr gut machen. Und der vierte Punkt für eine effiziente Koordination ist die Problemlösung. Es gibt immer wieder Probleme, welche ein Einzelner oder ein Team nicht lösen kann. Und da kann man als Bauherr oder als Bauherrenvertreter darauf einwirken, dass das Projekt nicht ins Stocken gerät.
Kommunikation und Informationsaustausch optimieren
Der Informationsaustausch ist optimal, wenn es regelmässige Besprechungen gibt. Das heisst Bauherren oder Bauherrenvertreter treffen sich zu Fachplanerbesprechungen, welche im Projekthandbuch / Pflichtenheft schon definiert sind. Bei diesen Besprechungen muss alles dokumentiert werden, d.h. es gibt eine Traktandenliste sowie Protokolle müssen geführt werden. Für die Zusammenarbeit und den Datenaustausch sollte alles auf einer gemeinsamen Informationsplattform vorhanden sein.
Umgang mit Totalunternehmern
Die die Totalunternehmen sind gerade etwas in Verruf, aber es gibt gute TU‘s in der Schweiz. Ob du dein Projekt mit einem Totalunternehmen realisieren willst oder nicht, hängt davon ab wie Risiko affin du bist. Wie viele Ressourcen möchtest du zur Verfügung stellen? Dein Portfolio, wie gross ist es? Was kannst oder möchtest du investieren? Mit einem TU das Bauprojekt umsetzen bietet einige Chancen, wie z.B. komplexe Projekte aus einer Hand, reduzierter Koordinationsaufwand und minimierung von Schnittstellen. Aber es birgt auch Risiken, d.h. Verlust der direkten Kontrolle, mögliche Interessenkonflikte und hohe Vertragsstrafen bei Verzögerungen.
Fazit zu einer effizienten Zusammenarbeit
Das Rezept für eine erfolgreiche Projektentwicklung ist klare Kommunikation mit allen Beteiligten, auch Behörden. Proaktives Handeln erleichtert die Zusammenarbeit ebenfalls. Die Probleme dürfen nicht auf die lange Bank geschoben werden, denn es ist nicht wie mit dem Wein, der mit der Zeit besser wird. Nein, es häuft sich an, die Intensität eines Problems verdoppelt sich. Eine professionelle Dokumentation gehört auch ins Rezept, dabei spricht man von Protokollieren, Planen, Abheften und so weiter. Und dann steht dem letzten Punkt, der vertrauensvollen Zusammenarbeit, eigentlich nichts mehr im Wege, das ist unser Geheimrezept, unsere Formel, warum wir so erfolgreich sind.
Ich hoffe, ich konnte dir eine gute Übersicht zum Thema effektive Zusammenarbeit geben. Falls es dir gefallen hat, hinterlasse mir doch egal auf welchem Portal eine Bewertung und Teile diesen Beitrag damit auch weitere Personen von diesem KnowHow profitieren können. Solltest du noch eine Frage zu einem anderen Thema haben, hinterlasse mir gerne ein Feedback in den Kommentaren, dann können wir gezielt auf deine Frage eingehen.
